1. Под персональными данными гражданского служащего понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданского служащего, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном деле гражданского служащего либо подлежащие включению в его личное дело.
При получении, обработке, хранении и передаче персональных данных гражданского служащего кадровая служба государственного органа обязана соблюдать следующие требования:
а) обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции РФ, федеральных законов и иных нормативных правовых актов РФ и содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы РФ с учетом результатов исполнения им должностных обязанностей;
б) персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;
в) запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;
г) при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;
д) защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств государственного органа в порядке, установленном федеральными законами;
е) передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных федеральным законом.
В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах гражданских служащих, гражданские служащие имеют право:
а) получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);
б) осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные гражданского служащего, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
в) требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением Федерального закона. Гражданский служащий при отказе представителя нанимателя или уполномоченного им лица исключить или исправить персональные данные гражданского служащего имеет право заявить в письменной форме представителю нанимателя или уполномоченному им лицу о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера гражданский служащий имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
г) требовать от представителя нанимателя или уполномоченного им лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные гражданского служащего, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;
д) обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие представителя нанимателя или уполномоченного им лица при обработке и защите персональных данных гражданского служащего.
В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" персональные данные государственных гражданских служащих относятся к сведениям конфиденциального характера и на руководителей государственных органов возложена обязанность обеспечить защиту этих данных от неправомерного использования или утраты.
Так, в соответствии со ст. 19 указанного Федерального закона органы государственной власти при обработке персональных данных обязаны принимать необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от несанкционированного доступа к ним и иных неправомерных действий, в том числе использовать шифровальные (криптографические) средства.
Средства защиты информации подлежат обязательной сертификации (Постановление Правительства РФ от 26 июня 1995 г. N 608 "О сертификации средств защиты информации"). При этом криптографические (шифровальные) средства должны быть отечественного производства и выполнены на основе криптографических алгоритмов, рекомендованных Федеральной службой безопасности Российской Федерации. Вместе с тем в конкурсах на право заключения государственного контракта на поставку программного обеспечения для автоматизированной обработки персональных данных принимают участие в том числе организации, не имеющие соответствующих лицензий и обязательной сертификации программных продуктов на соответствие требованиям, обеспечивающим защиту персональных данных гражданских служащих, а также содействующие продвижению на российском рынке несертифицированных программных продуктов зарубежных компаний. Лицензирование деятельности по разработке и производству средств защиты конфиденциальной информации осуществляет Федеральная служба по техническому и экспортному контролю, а разработки и производства средств защиты конфиденциальной информации, устанавливаемых на объектах Администрации Президента РФ, - Федеральная служба безопасности РФ (постановление Правительства Российской Федерации от 31 августа 2006 г. N 532).
Внутриведомственные информационные сети, к которым подключены кадровые службы, не должны иметь выход в Интернет для обеспечения надежной защиты персональных данных гражданских служащих.
На основе персональных данных гражданских служащих в соответствии со ст. 15 Федерального закона от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" в государственном органе формируются и ведутся, в том числе на электронных носителях, реестры гражданских служащих.
Персональные данные гражданских служащих используются при формировании кадрового резерва.
В целях обеспечения защиты персональных данных от неправомерного использования или утраты реестры гражданских служащих и списки кадрового резерва, которые в государственных органах формируются и ведутся на электронных носителях с использованием электронных таблиц, должны быть защищены от несанкционированного доступа. Доступ пользователей с автоматизированных рабочих мест к информационным ресурсам сервера о персональных данных должен осуществляться по локальной вычислительной сети с авторизованными правами доступа.
Требуется создание единой информационной системы, предназначенной для обработки персональных данных гражданских служащих в государственных органах не только в рамках одного ведомства или региона, но и для всей системы гражданской службы. При создании такой информационной системы следует обратить внимание на соблюдение требований к обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, установленных Положением об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (постановление Правительства РФ от 17 ноября 2007 г. N 781).
2. Представитель нанимателя:
1) обеспечивает защиту персональных данных гражданских служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты;
2) определяет лиц, как правило из числа работников кадровой службы государственного органа, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных гражданских служащих в государственном органе и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных.
В каждом государственном органе должен быть утвержден перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным государственных гражданских служащих, а также определен ответственный за ведение личных дел и трудовых книжек. Однако в ряде государственных органов в нарушение данного требования не определены лица, уполномоченные на получение, обработку, хранение, передачу и другое использование персональных данных гражданских служащих.
Таким образом, представитель нанимателя в лице руководителя государственного органа либо его представителя, осуществляющих полномочия нанимателя от имени РФ или субъекта РФ, и уполномоченные им лица несут персональную ответственность за принятие мер по обеспечению безопасности персональных данных, в том числе направленных на предотвращение несанкционированного доступа к персональным данным и своевременное обнаружение таких фактов.
3. Личное дело гражданского служащего ведется кадровой службой государственного органа. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа. Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.
В соответствии с ч. 5 ст. 20 Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации" сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных гражданских служащих, назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом РФ или Правительством РФ, предоставляются для опубликования общероссийским средствам массовой информации по их обращениям с одновременным информированием об этом указанных гражданских служащих, а сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера соответствующих гражданских служащих субъекта РФ предоставляются для опубликования общероссийским и региональным средствам массовой информации по их обращениям с одновременным информированием об этом указанных гражданских служащих.
Средствам массовой информации по их обращениям предоставляются следующие сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданских служащих:
а) декларированный годовой доход;
б) перечень объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании, с указанием вида, площади и страны расположения каждого из них;
в) перечень транспортных средств и суммарная декларированная стоимость ценных бумаг, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности.
Указанные сведения предоставляются на основании данных, имеющихся в кадровой службе государственного органа на дату получения обращения соответствующего средства массовой информации.
В предоставляемых средствам массовой информации сведениях запрещается указывать:
а) иные данные о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, кроме вышеуказанных;
б) данные о супруге, детях и иных членах семьи гражданского служащего;
в) данные, позволяющие определить место жительства, почтовый адрес, телефон и иные индивидуальные средства коммуникации гражданского служащего, а также его супруги (ее супруга), детей и иных членов его семьи;
г) данные, позволяющие определить местонахождение объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании;
д) информацию, отнесенную к государственной тайне или являющуюся конфиденциальной.
К личному делу гражданского служащего приобщаются:
а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы РФ;
б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином РФ анкета установленной формы с приложением фотографии;
в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
д) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
е) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
ж) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
з) копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;
и) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;
к) копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;
л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
м) копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;
н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
о) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;
п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы РФ (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);
р) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
с) копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;
у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;
ф) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;
х) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ;
ч) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
ш) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;
щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.
В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.
К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись. Учетные данные гражданских служащих хранятся кадровой службой государственного органа на электронных носителях. Кадровая служба обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.
В обязанности кадровой службы государственного органа, осуществляющей ведение личных дел гражданских служащих, входит:
а) приобщение указанных выше документов к личным делам гражданских служащих;
б) обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих;
в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих, в соответствии с Федеральным законом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
г) предоставление сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных гражданских служащих, назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом РФ или Правительством РФ, для опубликования общероссийским средствам массовой информации по их обращениям;
д) предоставление сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера соответствующих гражданских служащих субъектов Российской Федерации для опубликования общероссийским и региональным средствам массовой информации по их обращениям;
е) информирование гражданских служащих об обращении общероссийского или регионального средства массовой информации о предоставлении ему сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера этих гражданских служащих;
ж) ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
В нарушение требований ст. 24 Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации", согласно которой должностной регламент является существенным условием, а следовательно составной частью, служебного контракта и поэтому подлежит приобщению к личному делу гражданского служащего, во многих личных делах должностные регламенты отсутствуют и хранятся отдельно. Обязательно сброшюровывать все документы, приобщаемые к личному делу, а не только файлы, в которых они находятся.
Гражданские служащие ежегодно знакомятся с документами своего личного дела. Изменения персональных данных по мере необходимости вносятся в личные дела, которые хранятся в металлических ящиках в сдаваемых под охрану помещениях.
Гражданские служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел гражданских служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством РФ к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения установленного порядка ведения личных дел гражданских служащих.
При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы.
Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив. Это требование не распространяется на личное дело гражданского служащего в случае назначения его на государственную должность РФ или государственную должность субъекта РФ, когда его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности.
Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.
Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
4. Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела, утвержденное Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. N 609, определяет порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных гражданского служащего Российской Федерации, а также ведения его личного дела. При этом названным Указом установлено, что ранее принятый Указ Президента РФ от 1 июня 1998 г. N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" не применяется в отношении порядка ведения личных дел государственных гражданских служащих РФ.
В ряде государственных органов утвержден регламент работы с персональными данными работников, что способствует более качественному выполнению требований федерального законодательства, касающихся работы с персональными данными гражданских служащих. В отдельных субъектах РФ нормативным правовым актом главы региона утвержден порядок ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности и должности гражданских служащих, образованы комиссии по информационной безопасности.
